Projects & Knowledge

Mục tiêu

Sau phần này, anh sẽ biết cách dùng Projects như một "phòng ban riêng" cho từng mảng việc, nạp tài liệu vào Knowledge để Claude nhớ bối cảnh mà không cần giải thích lại, và set custom instructions để Claude tự viết đúng tông của mình.

Bài 02 đã giới thiệu Projects sơ qua. Bài này đi thẳng vào phần anh em hay bỏ qua nhất: Knowledge và Instructions. Hai thứ đó mới là chỗ Projects trở nên thật sự hữu ích.

Nội dung

Projects là gì, nói thêm một lần

Bài 02 nói Projects giúp anh gom hội thoại theo mảng việc. Đúng. Nhưng đó chỉ là lớp ngoài.

Lớp quan trọng hơn: mỗi Project có thể mang theo bộ hồ sơ riêng. Anh nạp tài liệu vào, Claude đọc và ghi nhớ bối cảnh đó xuyên suốt mọi cuộc hội thoại trong Project. Không cần nhắc lại từ đầu mỗi lần mở tab mới.

Hình dung như thế này. Công ty anh có phòng Marketing và phòng Kế toán. Phòng Marketing có hồ sơ khách hàng, brief sản phẩm, tone of voice nội bộ. Phòng Kế toán có mẫu báo cáo, quy định tài chính riêng. Hai phòng không xài chung hồ sơ.

Projects hoạt động y vậy. Mỗi Project là một phòng, có hồ sơ riêng, có quy tắc làm việc riêng.

Knowledge: nạp hồ sơ vào phòng

Knowledge là nơi anh upload tài liệu để Claude dùng làm tham chiếu.

Anh có thể nạp vào đó:

• Tài liệu nội bộ (hướng dẫn quy trình, mẫu báo cáo, bảng giá)
• Style guide hoặc giọng văn thương hiệu
• Thông tin sản phẩm, cơ sở dữ liệu khách hàng
• Code cũ, ghi chú phỏng vấn, bất kỳ văn bản nào liên quan

Khi anh chat trong Project đó, Claude tự kéo thông tin từ Knowledge ra để trả lời. Anh không cần paste lại tài liệu vào mỗi tin nhắn.

Mỗi Project có dung lượng tương đương khoảng 500 trang sách (con số tại thời điểm viết, có thể thay đổi, kiểm tra trên claude.ai để biết giới hạn hiện tại). Khi Knowledge gần đầy, Claude tự chuyển sang chế độ tìm kiếm thông minh hơn để vẫn giữ được toàn bộ tài liệu. Tính năng này hoạt động trên cả gói miễn phí.

Custom Instructions: quy tắc làm việc của phòng đó

Ngoài tài liệu, mỗi Project còn có ô để anh viết instructions, tức là quy tắc Claude phải tuân theo khi làm việc trong Project này.

Ví dụ anh có thể viết:

• "Luôn trả lời bằng tiếng Việt, giọng thân thiện như đồng nghiệp, không dùng từ ngữ hàn lâm."
• "Khi tóm tắt tài liệu, luôn bắt đầu bằng điểm quan trọng nhất, sau đó mới liệt kê chi tiết."
• "Mọi email mình nhờ viết đều phải ngắn dưới 150 từ, không mở đầu bằng 'Kính gửi'."

Instructions không cần dài. Vài dòng là đủ, miễn viết rõ điều anh muốn Claude làm hoặc không làm.

Ví dụ thực chiến

Mình sẽ lấy ví dụ Project tên "Viết content", dùng để nhờ Claude viết bài, caption, email cho công việc hằng ngày.

Bước 1: Tạo file giọng văn của mình

Anh ngồi viết một đoạn mô tả cách mình muốn nói chuyện với khách hàng. Không cần hay, chỉ cần đúng. Ví dụ:

Giọng văn của tôi khi viết cho khách hàng B2B ngành thiết bị văn phòng:
- Thân thiện nhưng chuyên nghiệp. Không quá trang trọng.
- Câu ngắn, mỗi đoạn 2-3 câu, không viết khối dài.
- Tránh từ ngữ kỹ thuật nếu người đọc không phải dân kỹ thuật.
- Luôn có 1 câu hỏi hoặc CTA ở cuối email.
- Ví dụ câu mở email: "Chào anh Minh, mình viết vì..." (tên trước, không 'kính gửi')

Lưu file này, ví dụ đặt tên giong-van-cua-toi.txt.

Bước 2: Tạo Project và nạp file vào Knowledge

Vào claude.ai, bấm + New Project, đặt tên "Viết content". Sau khi tạo xong, ở phần Knowledge bên phải, bấm + và upload file giong-van-cua-toi.txt vừa viết.

Nếu anh có thêm tài liệu khác liên quan (mẫu email cũ hay, danh sách sản phẩm, câu hỏi thường gặp của khách...) thì upload luôn vào đây.

Bước 3: Set custom instructions

Trong Project, bấm Set project instructions, viết vào đó:

Trước khi viết bất cứ content nào, hãy tham chiếu file giọng văn đã được nạp vào Knowledge.
Luôn dùng giọng và cấu trúc câu trong file đó.
Nếu tôi nhờ viết email: ngắn dưới 150 từ, không mở bằng 'Kính gửi'.
Nếu tôi nhờ viết caption: kết thúc bằng câu hỏi hoặc CTA ngắn.

Bước 4: Dùng thử

Mở một cuộc hội thoại mới bên trong Project "Viết content", gõ:

Viết email ngắn gửi cho anh Minh, trưởng phòng mua hàng của công ty ABC.
Mục đích: nhắc lại buổi demo thiết bị tuần trước và hỏi xem anh ấy có câu hỏi gì không.

Claude sẽ tự kéo giọng văn từ Knowledge ra và viết theo đúng cách anh muốn. Không cần paste lại hướng dẫn mỗi lần.

Thử ngay

Bài tập cho phần này gồm 2 việc nhỏ, làm từng bước:

Việc 1: Tạo 1 Project

Vào claude.ai, bấm + New Project ở thanh bên trái. Đặt tên theo mảng việc anh hay nhờ Claude nhất, ví dụ "Viết email", "Phân tích số liệu", "Chuẩn bị họp".

Việc 2: Nạp 1 file vào Knowledge

Mở Notepad hoặc bất kỳ app ghi chú nào, viết vài dòng mô tả cách anh muốn Claude trả lời trong Project đó. Có thể là giọng văn, có thể là quy tắc format, có thể là danh sách từ/cụm từ hay dùng.

Lưu file đó lại (.txt là đủ), rồi upload vào phần Knowledge của Project vừa tạo.

Xong 2 việc đó, thử chat bên trong Project và so sánh với chat ngoài Project thông thường. Anh sẽ thấy sự khác biệt ngay.

Tóm tắt

Thành phần	Vai trò
Project	Không gian làm việc riêng theo mảng, hội thoại không lẫn nhau
Knowledge	Tài liệu nền Claude đọc và dùng xuyên suốt Project
Custom Instructions	Quy tắc Claude phải tuân theo trong Project đó

Ba thứ này kết hợp lại nghĩa là: anh set up một lần, mọi cuộc hội thoại sau trong Project đó Claude đã biết bối cảnh, biết cách làm việc với anh. Không cần giải thích lại từ đầu.

Gói miễn phí được tạo tối đa 5 Projects (con số tại thời điểm viết). Dùng 5 chỗ đó đủ để phủ 5 mảng việc chính là quá ổn cho hầu hết anh em.