Làm việc với tài liệu & file

Mục tiêu

Sau phần này, anh biết cách đưa file vào Claude để xử lý tài liệu thay vì đọc từng dòng một. PDF dài 40 trang, hợp đồng chi chít điều khoản, bảng số liệu lộn xộn: Claude đọc hết. Anh chỉ cần biết hỏi đúng.

Nội dung

Claude đọc được những loại file nào?

Không cần nhớ danh sách dài. Nguyên tắc chung: hầu hết file văn bản và ảnh đều đưa vào được.

Tài liệu:

• PDF (bao gồm cả scan có text layer)
• Word (.docx)
• Excel (.xlsx, cần bật tính năng phân tích dữ liệu)
• CSV, TXT, HTML, và nhiều định dạng văn bản khác

Hình ảnh:

• JPEG, PNG, GIF, WebP
• Ảnh chụp tài liệu, bảng, biểu đồ

Giới hạn cần biết:

• Mỗi file tối đa 500MB trong chat (với Project thì thấp hơn, khoảng 30MB)
• PDF trên 1.000 trang thì Claude chỉ đọc phần text, không đọc hình ảnh bên trong
• File Word và Excel khi đưa vào thì Claude chỉ đọc text, không xử lý ảnh nhúng bên trong

(Các giới hạn cụ thể trên có thể thay đổi theo từng phiên bản. Anh kiểm tra lại trên claude.ai khi cần để có con số chính xác nhất.)

Với Excel hay file số liệu phức tạp, đôi khi copy dữ liệu dán thẳng vào chat đơn giản hơn là upload file.

Đưa file vào Claude như thế nào?

Trên claude.ai, anh có 3 cách:

Cách 1: Kéo thả thẳng vào khung chat. Mở Finder, kéo file vào. Đơn giản nhất.

Cách 2: Bấm icon đính kèm (hình kẹp giấy hoặc dấu + bên cạnh ô chat), chọn file từ máy.

Cách 3: Dán ảnh chụp màn hình. Chụp màn hình (Command + Shift + 4 trên Mac), rồi Command + V dán thẳng vào chat.

Sau khi file tải lên, Claude đã đọc xong rồi. Anh gõ câu hỏi bình thường là được.

Những việc hay dùng nhất

1. Tóm tắt tài liệu dài

Quăng cái PDF 30 trang vào, nhờ Claude tóm lại trong 5 điểm chính. Đỡ mất 45 phút đọc mà vẫn nắm được ý quan trọng.

2. Tìm thông tin cụ thể

Hợp đồng dài mà cần tìm điều khoản thanh lý, phạt vi phạm, hay thời hạn bảo hành? Claude tìm ra ngay, trích dẫn đúng đoạn, đúng trang.

3. Lập bảng từ dữ liệu lộn xộn

Báo cáo viết tay hoặc PDF không có bảng. Claude đọc và tổng hợp lại thành bảng gọn gàng anh có thể copy vào Excel.

4. So sánh 2 tài liệu

Đưa 2 phiên bản hợp đồng vào (upload lần lượt trong cùng 1 cuộc trò chuyện), hỏi Claude điểm khác biệt là gì.

5. Hỏi đáp trực tiếp trên nội dung file

Không cần hỏi một lần rồi thôi. Anh hỏi được nhiều câu liên tiếp trên cùng cái file đó trong suốt cuộc trò chuyện.

Ví dụ thực chiến

Tình huống: Anh nhận được hợp đồng dịch vụ 15 trang từ nhà cung cấp mới. Cần đọc qua trước khi ký, nhưng không có thời gian ngồi đọc hết.

Làm như thế này:

Bước 1: Kéo file PDF hợp đồng vào chat Claude.

Bước 2: Gõ prompt này:

Đây là hợp đồng dịch vụ mình cần ký. Hãy giúp mình:
1. Tóm tắt 5 điểm chính của hợp đồng này (thời hạn, giá trị, phạm vi dịch vụ, điều kiện thanh toán, điều khoản chấm dứt)
2. Liệt kê các điều khoản bất lợi hoặc cần lưu ý đặc biệt
3. Có điều khoản nào khác thường so với hợp đồng thông thường không?

Bước 3: Đọc kết quả. Nếu cần biết thêm, hỏi tiếp:

Điều khoản số 8 về bảo mật thông tin nói gì? Trích nguyên văn giúp mình.

Hoặc:

Nếu mình muốn dừng hợp đồng sớm thì mình phải báo trước bao nhiêu ngày và có phạt không?

Claude sẽ trả lời dựa đúng vào nội dung file, không bịa thêm.

Lưu ý quan trọng: Claude đọc tốt nhất với PDF có text layer (tức là anh bôi đen chọn được chữ). PDF dạng scan hình ảnh thuần túy thì đọc được nhưng độ chính xác thấp hơn. Với tài liệu quan trọng như hợp đồng, anh vẫn nên đọc lại những phần Claude đã chỉ ra, không ký dựa 100% vào bản tóm tắt AI.

Thử ngay

Lấy một tài liệu thật đang có trên máy, có thể là:

• Hợp đồng, phụ lục dịch vụ bất kỳ
• Báo cáo nội bộ anh cần đọc qua
• Thông báo từ cơ quan nhà nước hay ngân hàng

Đưa vào Claude, dùng prompt:

Đây là tài liệu [tên tài liệu] của mình. Hãy tóm tắt nội dung chính trong 5-7 điểm ngắn gọn, sau đó cho mình biết điểm nào cần chú ý nhất.

Nếu thấy còn thông tin chưa rõ, hỏi tiếp. Claude nhớ file đó trong suốt cuộc trò chuyện.

Tóm tắt

Claude đọc được hầu hết file anh đang làm việc hàng ngày: PDF, Word, Excel, CSV, ảnh. Sau khi upload, anh hỏi được thoải mái, Claude trả lời dựa vào đúng nội dung file đó.

Ba việc hay dùng nhất: tóm tắt tài liệu dài, tìm thông tin cụ thể trong hợp đồng, lập bảng từ dữ liệu lộn xộn.

Với tài liệu quan trọng: Claude giúp anh tìm đúng đoạn cần đọc, nhưng quyết định cuối cùng vẫn là của anh.