Ghép lại: một quy trình công việc thật
Từ đầu đến cuối với một tình huống non-tech
Mục tiêu
Sau phần này, anh em có trong tay một quy trình hoàn chỉnh, đi từ đầu đến cuối. Không phải mớ kỹ năng rời rạc. Là một luồng thật, làm được ngay trong buổi chiều này.
Mình sẽ lấy một tình huống cụ thể và đi xuyên suốt qua tất cả những gì 9 phần trước chia sẻ. Anh em đọc xong biết mình ghép các mảnh lại như thế nào.
Nội dung
Tình huống
Anh Bình làm quản lý bán hàng tại một cửa hàng nhỏ. Sắp có đối tác muốn phân phối sản phẩm của anh và yêu cầu gửi bộ tài liệu giới thiệu: thông tin cửa hàng, danh mục sản phẩm, chính sách đại lý, và mẫu đề xuất hợp tác.
Không có bộ phận marketing. Không có ngân sách thuê ai viết. Anh Bình tự làm.
Quy trình dưới đây là cách anh Bình làm trong vòng 1-2 tiếng, dùng đúng những thứ đã học.
Bước 1: Tạo Project và nạp tài liệu nền (phần 05)
Trước khi làm bất kỳ thứ gì, anh Bình lập một Project tên "Tài liệu đối tác" trong Claude.
Vào Projects, bấm New Project, đặt tên. Xong.
Rồi anh gom lại những gì đang có:
- Một file Word cũ giới thiệu cửa hàng, dù viết sơ sài
- Danh sách sản phẩm đang bán, lưu trong một file Excel
- Bảng giá đại lý đang áp dụng
Upload tất cả vào phần Knowledge của Project. Claude đọc toàn bộ. Mọi cuộc hội thoại trong Project này Claude đã biết ngữ cảnh, không cần nhắc lại.
Anh cũng viết thêm vài dòng vào Custom Instructions:
Tôi đang chuẩn bị tài liệu giới thiệu gửi đối tác phân phối.
Giọng văn: chuyên nghiệp nhưng thân thiện, không quá cứng nhắc.
Mọi nội dung viết bằng tiếng Việt. Câu ngắn, đoạn gọn.
Tốn khoảng 10 phút để set up. Nhưng từ đây trở đi, anh không cần giải thích lại context mỗi lần hỏi.
Bước 2: Mô tả việc đúng cách trước khi bắt đầu (phần 03 + phần 04)
Trước khi gõ gì vào Claude, anh Bình dừng lại và đi qua tư duy 4D từ phần 03.
D1 - Giao việc: Claude làm được phần soạn thảo, sắp xếp ý, viết nháp. Nhưng quyết định về chính sách đại lý (chiết khấu bao nhiêu, điều khoản gì) thì anh tự quyết trước. Claude không biết anh muốn nhượng bộ đến đâu.
D2 - Mô tả rõ: Không hỏi "viết tài liệu giới thiệu". Hỏi đúng và đủ (chi tiết ở bước 3 bên dưới).
D3 - Thẩm định: Kết quả nào có số liệu, ngày tháng, chính sách cụ thể thì anh sẽ đọc lại và kiểm.
D4 - Cẩn trọng: Tài liệu này gửi đối tác thật, tên anh ký vào. Anh chịu trách nhiệm với từng dòng.
4 phút tư duy trước. Tiết kiệm hàng chục phút làm đi làm lại sau.
Bước 3: Đưa tài liệu vào và xử lý từng phần (phần 06)
Project đã có Knowledge. Nhưng với tài liệu cụ thể cần đọc sâu hơn, anh Bình kéo thẳng file Word cũ vào chat và hỏi:
Đây là file giới thiệu cũ của cửa hàng mình. Hãy:
1. Liệt kê những điểm mạnh đang được đề cập
2. Chỉ ra chỗ nào còn sơ sài hoặc thiếu thông tin mà đối tác phân phối cần biết
3. Gợi ý thêm những mục nào nên có trong bộ tài liệu mới
Không cần viết lại gì hết, chỉ phân tích thôi.
Claude đọc file và trả về danh sách cụ thể. Anh Bình đọc qua, chọn lọc những phần đúng thực tế. Không chọn mù theo tất cả.
Bước 4: Tạo sản phẩm trong Artifacts và sửa dần (phần 07)
Có đủ nguyên liệu rồi. Anh Bình bắt đầu tạo nội dung thật.
Prompt đầu tiên:
Dựa trên thông tin trong Knowledge và phân tích vừa làm, hãy viết phần "Giới thiệu cửa hàng" cho bộ tài liệu đối tác. Khoảng 200-250 chữ, giọng chuyên nghiệp nhưng gần gũi, nêu rõ cửa hàng làm gì, phục vụ đối tượng nào, và điểm khác biệt. Xuất ra trong Artifact.
Claude tạo Artifact bên phải. Anh Bình đọc, thấy đoạn nào chưa đúng thì sửa ngay:
Đoạn 2 đổi lại: không nhấn vào "nhiều năm kinh nghiệm", nhấn vào "chuyên một dòng sản phẩm, không bán tràn lan." Nghe chắc hơn.
Artifact cập nhật, giữ phần còn lại. Không cần viết lại từ đầu.
Anh làm tương tự cho từng mục: danh mục sản phẩm, chính sách đại lý, mẫu đề xuất hợp tác. Mỗi mục là một Artifact riêng, sửa vòng qua vòng lại cho đến khi anh thấy ổn.
Bước 5: Thẩm định kết quả, tránh dùng thứ bịa (phần 08)
Anh Bình đọc lại bộ tài liệu. Gặp đoạn "theo xu hướng ngành năm 2024, 70% đại lý ưu tiên nhà cung cấp có chính sách linh hoạt."
Anh không nhớ mình cung cấp số liệu này. Hỏi lại:
Số 70% trong đoạn giới thiệu chính sách đại lý, em lấy từ đâu? Có nguồn cụ thể không?
Claude thừa nhận không có nguồn, là ước tính. Anh Bình xóa câu đó đi. Không cần con số không có nguồn gốc trong tài liệu gửi đối tác thật.
Anh cũng dùng prompt kiểm chéo:
Trong bộ tài liệu vừa tạo, có điểm nào em không chắc chắn về độ chính xác không? Liệt kê ngắn gọn.
Claude chỉ ra 2-3 điểm. Anh kiểm từng điểm đó trước khi gửi đi.
Bước 6: Cẩn trọng dữ liệu trước khi dùng và đăng (phần 09)
Trước khi gửi tài liệu cho đối tác, anh Bình dừng lại kiểm:
- Bảng giá đại lý trong Knowledge có thông tin giá độc quyền. File gốc đã upload vào Project. Anh nhớ rằng Claude có thể dùng dữ liệu này nên chỉ chia sẻ link tài liệu với đúng đối tác, không post công khai lên mạng.
- Thông tin tên, số điện thoại khách hàng cũ mà anh đã dán thử vào chat để test? Anh quay lại xóa cuộc hội thoại đó.
- Đọc lại toàn bộ một lần. Số liệu cụ thể, tên người, điều khoản: đã kiểm chưa?
Tài liệu này mang tên cửa hàng. Anh chịu trách nhiệm với từng câu.
Ví dụ thực chiến
Dưới đây là chuỗi prompt mình dùng trong tình huống của anh Bình, theo đúng trình tự.
Prompt set up ngữ cảnh (sau khi upload file vào Knowledge):
Mình đang chuẩn bị bộ tài liệu giới thiệu gửi đối tác phân phối. Đối tác là doanh nghiệp nhỏ muốn bán lại sản phẩm của mình. Họ cần biết: mình bán gì, chính sách đại lý ra sao, và có đáng hợp tác không. Mọi nội dung mình cần dùng tiếng Việt, giọng thân thiện nhưng chuyên nghiệp.
Prompt phân tích file cũ:
File giới thiệu đính kèm là bản cũ mình từng dùng. Em phân tích: điểm nào đang ổn, điểm nào cần viết lại hoặc bổ sung. Không viết lại, chỉ nhận xét thôi.
Prompt tạo Artifact đầu tiên:
Viết phần "Giới thiệu về chúng tôi" cho bộ tài liệu đối tác. Dựa trên thông tin đã có trong Knowledge, khoảng 200 chữ, xuất ra Artifact.
Prompt sửa Artifact:
Đoạn cuối đang hơi yếu, nghe chung chung. Sửa lại nhấn vào điểm khác biệt: chuyên sâu một dòng sản phẩm thay vì bán đa dạng. Giữ nguyên phần còn lại.
Prompt kiểm chéo trước khi gửi:
Trong toàn bộ nội dung vừa tạo, có chỗ nào em không hoàn toàn chắc, hoặc mình nên tự kiểm lại trước khi gửi đối tác? Liệt kê ngắn, không cần giải thích dài.
Năm prompt. Một bộ tài liệu dùng được.
Thử ngay
Lấy một việc thật anh em đang có trong tay: bộ tài liệu chào hàng, kế hoạch trình sếp, nội dung giới thiệu dịch vụ, bất kỳ thứ gì cần viết hoặc tổng hợp.
Đi qua 6 bước theo đúng trình tự:
- Tạo Project, nạp tài liệu liên quan vào Knowledge, viết 2-3 dòng Custom Instructions về bối cảnh.
- Trước khi gõ gì, đi qua 4D: mình cần tự quyết trước điều gì, Claude làm phần gì, mình sẽ kiểm gì sau khi nhận kết quả.
- Upload file liên quan vào chat (nếu có), hỏi Claude phân tích trước khi viết.
- Nhờ Claude tạo Artifact, sửa dần bằng prompt ngắn thay vì làm lại từ đầu.
- Gặp số liệu hoặc trích dẫn cụ thể: hỏi nguồn. Không có nguồn rõ thì bỏ.
- Trước khi dùng hoặc gửi đi: ẩn danh dữ liệu cá nhân nếu có, đọc lại lần cuối, nhớ rằng kết quả này mang tên mình.
Không cần làm hoàn hảo ngay lần đầu. Làm trọn một việc thật, dù kết quả chưa xuất sắc, còn hơn đọc xong rồi không làm gì cả.
Tóm tắt
| Bước | Làm gì | Bài tương ứng |
|---|---|---|
| 1 | Tạo Project, nạp Knowledge, set Instructions | Bài 05 |
| 2 | Đi qua 4D trước khi bắt đầu | Bài 03 + 04 |
| 3 | Upload file cần xử lý, phân tích ngữ cảnh | Bài 06 |
| 4 | Tạo Artifact, sửa vòng qua vòng lại | Bài 07 |
| 5 | Kiểm số liệu, trích dẫn, bắt Claude thừa nhận không chắc | Bài 08 |
| 6 | Ẩn danh dữ liệu, đọc lại, giữ trách nhiệm kết quả | Bài 09 |
Sáu bước này không phải lý thuyết. Là quy trình mình đang dùng.
Từ đây, anh em có đủ nền để áp vào bất kỳ việc gì. Soạn tài liệu. Phân tích số liệu. Chuẩn bị họp. Viết email quan trọng. Tóm tắt hợp đồng trước khi ký. Quy trình giống nhau, tình huống khác nhau.
Nếu anh em muốn đi xa hơn: có những lộ trình sau khai thác sâu hơn vào từng mảng cụ thể, từ dùng AI để phân tích số liệu kinh doanh, tự động hoá công việc lặp đi lặp lại, cho đến xây dựng quy trình làm việc cho cả nhóm. Mình sẽ chia sẻ khi có.
Còn bây giờ: mở Claude, chọn một việc thật, và làm.